1. Gegenstand des Verfahrens

Dieses Verfahren hat zum Ziel, die internen Durchführungsmodalitäten des Gesetzes vom 16. Mai 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union melden (das «Gesetz»).

Dieses Verfahren dient nicht der Bearbeitung von „Kundenbeschwerden“, für die ein spezielles Verfahren vorgesehen ist.

2. Anwendungsbereich

Dieses Verfahren gilt für alle Mitarbeiter von Voyages Emile Weber sowie für externe Partner (Lieferanten, Dienstleister und andere), die Unregelmäßigkeiten melden möchten.

3. Definitionen

• Hinweisgeber: Jede Person (Mitarbeiter, externer Partner), die in gutem Glauben eine Unregelmäßigkeit, einen Betrug oder ein unethisches Verhalten meldet.
• Meldung: Übermittlung einer Information über eine Situation oder Tatsachen, die gegen geltende Gesetze oder Vorschriften, Menschenrechte oder Verhaltens- und Berufsethikregeln verstoßen.

4. Meldewege

Meldungen können auf folgende Weise erfolgen:

• Schriftlich: Einen ausführlicher Brief an folgende Adresse schicken:
  Voyages Emile Weber
  Verantwortlicher für Konformität
  Z.A. Reckschleed
  L-5411 Canach
• Per E-Mail: die dedizierte und gesicherte E-Mail-Adresse verwenden: whistleblowing@ew.lu
• Über ein Online-Formular: das untenstehende Meldeformular ausfüllen, das im Intranet oder auf der Website des Unternehmens verfügbar ist.
• Über die vom Gesetz vorgesehenen externen Meldekanäle.

Für eine Meldung per Brief oder E-Mail, benutzen Sie bitte das dazu zur Verfügung gestellt PDF-Formular.

5. Inhalt der Meldung

Die Meldung muss folgende Informationen enthalten:

• Die Identität des Hinweisgebers (Anonymität möglich).
• Eine detaillierte Beschreibung der beobachteten Tatsachen.
• Daten und Orte der gemeldeten Ereignisse.
• Alle verfügbaren Beweismittel oder Nachweise.

6. Bearbeitung der Meldungen

• Eingangsbestätigung: Eine Eingangsbestätigung wird dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung gesendet (sofern keine Anonymität verlangt wird).
• Vorprüfung: Eine vorläufige Analyse wird durchgeführt, um die Art und Schwere der gemeldeten Tatsachen zu bestimmen.
• Untersuchung: Eine gründliche Untersuchung wird vom Verantwortlichen für Konformität oder einem benannten Ausschuss durchgeführt, wobei die Vertraulichkeit und die Rechte der beteiligten Personen gewahrt werden.
• Bericht und Korrekturmaßnahmen: Nach Abschluss der Untersuchung wird ein Bericht erstellt und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergriffen.

7. Schutz des Hinweisgebers

Voyages Emile Weber verpflichtet sich, Hinweisgeber vor jeglicher Form von Vergeltung oder Diskriminierung zu schützen. Anonymität kann auf Wunsch gewährt werden, und alle Informationen werden mit höchster Vertraulichkeit behandelt.

8. Überwachung und Überarbeitung

Dieses Verfahren wird regelmäßig überwacht und bei Bedarf überarbeitet, um seine Wirksamkeit und Übereinstimmung mit den gesetzlichen und regulatorischen Entwicklungen sicherzustellen.