1. Objet de la procédure

Cette procédure a pour objet de définir les modalités internes de mise en œuvre de la loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union Européenne (la « Loi »).

Cette procédure n’a pas vocation à traiter les « Réclamations » de la clientèle qui font l’objet d’une procédure spécifique.

2. Champ d'application

Cette procédure s'applique à tous les salariés de Voyages Emile Weber, ainsi qu'aux partenaires externes (fournisseurs, prestataires de services et autres), qui souhaitent signaler des irrégularités.

3. Définitions

• Lanceur d'alerte : Toute personne (salarié, partenaire externe) qui signale de bonne foi une irrégularité, une fraude ou un comportement non éthique.
• Signalement : Communication d’une information concernant une situation ou des faits contraires au droit communautaire ou national, aux droits de l’homme ou aux règles de conduite et d’éthique professionnelle.

4. Modalités de signalement

Les signalements peuvent être effectués par les moyens suivants :

• Par écrit : Envoyer une lettre détaillée à l'adresse suivante :
  Voyages Emile Weber
  Responsable de Conformité
  Z.A. Reckschleed
  L-5411 Canach
• Par e-mail: Utiliser l’adresse électronique dédiée et sécurisée : whistleblowing@ew.lu
• Via in formulaire en ligne : en remplissant le formulaire de notification ci-dessous, disponible sur l'Intranet ou sur le site web de l'entreprise.
• Via les canaux de notification externes prévus par la loi.

Pour une notification par lettre ou par e-mail, veuillez utiliser le formulaire PDF disponible ici.

5. Contenu de signalement

Le signalement doit inclure les informations suivantes :

• L’identité du lanceur d’alerte (anonymat possible).
• Une description détaillée des faits observés.
• Les dates et lieux des événements signalés.
• Toute pièce justificative ou preuve disponible.

6. Traitement de signalement

• Accusé de réception : Un accusé de réception sera envoyé au lanceur d’alerte dans les 7 jours suivant la réception du signalement (sauf si l’anonymat est requis).
• Examen préliminaire : Une analyse préliminaire sera effectuée pour déterminer la nature et la gravité des faits signalés
• Investigation : Une enquête approfondie sera menée par le Responsable de la Conformité ou par un comité désigné, en respectant la confidentialité et les droits des personnes impliquées.
• Rapport et actions correctives : Un rapport sera rédigé à l’issue de l’enquête, et des actions correctives seront mises en place si nécessaire.

7. Protection du lanceur d'alerte

Voyages Emile Weber s'engage à protéger les lanceurs d’alerte contre toute forme de représailles ou discrimination. L’anonymat peut être garanti si demandé, et toutes les informations seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

8. Suivi et révision

Cette procédure fera l'objet d'un suivi régulier et sera révisée en cas de besoin pour s’assurer de son efficacité et de sa conformité avec les évolutions législatives et réglementaires.